Pengorganisasian Pekerjaan

Pengorganisasian Pekerjaan

a)   Pengorganisasian

Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Menurut Syani, secara metodologis pengorganisasian adalah suatu cara manajerial yang berhubungan dengan usaha-usaha kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pembagian kerja. Dalam usaha-usaha ini para anggota kelompok melaksanakan pekerjaannya disertai pengetahuan dan metode ilmiah berdasarkan perspektif umum yang perlu memelihara dan menjaga yang relevansi responsive dengan tujuan organisasi. Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

b)   Organisasi

Organisasi (organization) dan pengorganisasion (organizing) memiliki hubungan yang erat dengan manajemen. Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manejer melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan

c)    Prinsip dan unsur pengorganisasian

Prinsip-prinsip organisasi adalah :

1. Tujuan yang tegas dan jelas

2. Departementasi

3. Pembagian tugas pekerjaan

4. Adanya koordinasi

5. Kesatuan komando

6. Delegasi wewenang

7. Luas jenjang pengawasan yang jelas

8. Seimbang dan fleksibel.

Unsur organisasi adalah:

1. struktur organisasi

2. tugas, orang

3. keputusan dan imbalan

4. situasi informal

5. budaya.

Kecocokan diantara lima unsur demikian sangat diperlukan agar saling memperkuat dan menopang konsistensi. Setiap unsur konstruksi organisasi diserap kuat kualitas sempurna prinsip-prinsip pengorganisasian. Dengan demikian keberadaan organisasi menjadi patut dipertimbangkan oleh organisasi lain. Kualitas sempurna pengorganisasian merupakan sebuah dimensi penopang kehebatan organisasi.

d)   Azaz-azaz organisasi

Adapun azas- azas Organisasi ialah :

·   Pembagian kerja

·   Asas wewenang dan tanggung jawab

·   Disiplin

·   Kesatuan perintah

·   Asas kepentingan umum

·   Pemberian janji yang wajar

·   Pemusatan wewenang

·   Rantai berkala

·   Asas keteraturan

·   Asas keadilan

·   Kestabilan masa jabatan

·   Inisiatif

·   Asas kesatuan

e)    Bentuk-bentuk organisasi

a.       Democratic Decentralized (DD)

Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan. Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.
            Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.

b.      Controlled Decentralized (CD)

Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama. Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama. Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.
            Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.

c.  Controlled Centralized (CC)

Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.

f)  Proses pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1.   Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.   Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3.   Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4.   Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5.   Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.    Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.    Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3.   Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

g)   Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1.  Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.  Teknologi yang digunakan

3.  Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.  Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.  Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.

2.  Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3.  Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi

4.  Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.  Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1. Pembagian kerja.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Referensi

Syani, Abdul. 2009. Pengorganisasian. Google doc

Bowo Arief, 2008. Pengorganisasian. Fakultas Ekonomi, Universitas Mercu buana : Jakarta